Datenschutzerklärung.

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Vertreten durch die Geschäftsführer Jasin Huber und Nico Zipse.

Registergericht

Amtsgericht Mannheim, HRB 757845

E-Mail

office@huber-zipse.de

Telefon

+49 162 5310453

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter dieser E-Mail-Adresse oder per Post an die genannte Anschrift.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt, weil die Voraussetzungen dafür nach Art. 37 DSGVO und § 38 Bundesdatenschutzgesetz bei uns nicht vorliegen. Ihre Fragen zum Datenschutz beantwortet die Geschäftsführung über die oben genannten Kontaktdaten.

Aufruf der Website

Wenn Sie diese Website aufrufen, sendet Ihr Browser technisch bedingt Informationen an unseren Server. Ohne sie lässt sich die Seite nicht ausliefern.

Welche Daten

Die IP-Adresse Ihres Geräts, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, der Status der Antwort, die übertragene Datenmenge, die Seite, von der Sie gekommen sind (Referrer), sowie Browser und Betriebssystem (User-Agent).

Wozu

Die Website ausliefern, ihren stabilen Betrieb sichern, Fehler finden und Angriffe erkennen und abwehren.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und funktionsfähiger Internetauftritt.

Empfänger

Die Website läuft auf einem von uns betriebenen Server im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Standort Nürnberg. Hetzner ist unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Mehr dazu: hetzner.com/de/legal/privacy-policy.

Drittland

Keine Übermittlung. Der Server steht in Deutschland.

Speicherdauer

Ein Zugriffsprotokoll werten wir nicht aus. Technische Protokolle des Servers überschreiben sich fortlaufend, sobald sie eine feste Größe erreichen. Einzelne Einträge bewahren wir nur auf, solange wir sie zur Aufklärung eines konkreten Angriffs oder Fehlers brauchen.

Cookies und Speicherung auf Ihrem Gerät

Diese Website setzt keine Cookies. Sie nutzt keine Reichweitenmessung, keine Werbe-Pixel, keine Firmenerkennung und kein Fingerprinting. Sie legt nichts auf Ihrem Gerät ab, um Sie wiederzuerkennen. Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG) brauchen wir deshalb nicht, und es gibt kein Cookie-Banner.

Eine Ausnahme gibt es: Passt die Sprache Ihres Browsers zu einer anderen Sprachfassung dieser Website, schlagen wir Ihnen diese Fassung vor. Dazu liest die Seite die Spracheinstellung Ihres Browsers, ohne sie an uns zu senden. Schließen Sie den Hinweis oder wählen Sie eine Sprache, merkt sich Ihr Browser das im Sitzungsspeicher (sessionStorage) unter dem Namen „hz-sprachvorschlag“, damit der Hinweis nicht erneut erscheint.

Welche Daten

Nur die Angabe, dass Sie den Hinweis geschlossen oder eine Sprache gewählt haben. Kein Name, keine Kennung, keine IP-Adresse.

Wozu

Den Sprachhinweis während Ihres Besuchs nicht erneut anzeigen.

Rechtsgrundlage

§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die Speicherung ist unbedingt erforderlich, um die Funktion zu erbringen, die Sie ausdrücklich wünschen.

Empfänger

Keine. Die Angabe bleibt auf Ihrem Gerät und wird nicht an uns übertragen.

Drittland

Keine Übermittlung.

Speicherdauer

Bis Sie das Browserfenster oder den Tab schließen.

Wie bei jeder Website legt Ihr Browser Bilder und Schriften in seinem eigenen Zwischenspeicher ab, damit sie beim nächsten Aufruf schneller laden. Diesen Speicher steuern Sie in den Einstellungen Ihres Browsers.

Schriften, Bilder und Videos

Schriften, Bilder, Animationen und Videos liegen auf unserem eigenen Server und werden von dort geladen. Es gibt keine Verbindung zu Google Fonts, Adobe Fonts, YouTube, Vimeo, Kartendiensten oder anderen fremden Servern. Ihre IP-Adresse erhält beim Laden der Seite nur unser Server.

Mit KI erzeugte oder bearbeitete Inhalte

• Die Landschaftsbilder im Kopfbereich der Startseite, auch in ihrer bewegten Fassung, sind vollständig mit künstlicher Intelligenz erzeugt. Sie zeigen keinen bestimmten Ort und keine reale Aufnahme.
• Beim Porträt von Lukas Koch im Abschnitt Team sind Oberkörper und ein Teil des Hintergrunds mit künstlicher Intelligenz erzeugt. Gesicht und Haare stammen aus einem echten Foto.
• Das Bild des Rotationslasers in der Projektkarte bigmanni ist mit künstlicher Intelligenz erzeugt. Das abgebildete Gerät gibt es so nicht.
• Die Texte dieser Website haben wir mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz formuliert und vor der Veröffentlichung selbst geprüft.

Links zu Google, Instagram und LinkedIn

Wir verlinken auf unser Unternehmensprofil bei Google und auf unsere Seiten bei Instagram und LinkedIn. Das sind einfache Links. Wir binden keine Inhalte, Knöpfe oder Skripte dieser Anbieter ein. Solange Sie nicht klicken, erfährt keiner dieser Anbieter von Ihrem Besuch.

Erst wenn Sie einen Link anklicken, öffnet Ihr Browser die Seite des Anbieters. Ab dann gilt dessen Datenschutzerklärung.

E-Mail, Telefon und Kontaktformular

Sie erreichen uns per E-Mail, per Telefon und über das Formular für ein Erstgespräch.

Wenn Sie das Formular für ein Erstgespräch absenden, übermittelt Ihr Browser die Angaben verschlüsselt an unseren Server. Von dort stellen wir sie uns per E-Mail zu und senden Ihnen eine kurze Bestätigung an die angegebene Adresse. Die Bestätigung enthält nur Ihren Namen, nicht Ihre Nachricht.

Zum Schutz vor automatisierten Anfragen prüft unser Server, wie schnell das Formular abgeschickt wurde, und zählt Anfragen je IP-Adresse. Diese Zählung liegt nur im Arbeitsspeicher des Servers und verfällt nach einer Stunde. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO, unser berechtigtes Interesse ist ein Formular ohne Missbrauch.

Für den Versand aus unserer Software nutzen wir Resend (Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, USA) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Mehr dazu: resend.com/legal/privacy-policy. Resend verarbeitet Daten hauptsächlich in den USA. Resend ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO); zusätzlich gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 Buchstabe c DSGVO) aus unserem Vertrag mit Resend.

Welche Daten

Was Sie uns mitteilen, etwa Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Telefonnummer und Ihre Nachricht. Bei Anrufen sehen wir Ihre Nummer, wenn Sie sie nicht unterdrücken. Wichtige Punkte aus Gesprächen notieren wir.

Wozu

Ihre Anfrage beantworten und ein Erstgespräch oder einen Auftrag vorbereiten.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt. Sonst Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Anfragen an unser Unternehmen zu beantworten.

Empfänger

Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland (Google Workspace). Google verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Mehr dazu: Datenverarbeitungsbedingungen von Google. Notizen und Anfragen halten wir in unserer eigenen Kundenverwaltung fest. Sie läuft auf unserem Server bei Hetzner in Deutschland. Für Zusammenfassungen und Entwürfe nutzen wir Claude (siehe „KI-Assistenz“).

Drittland

Google verarbeitet Daten auch in den USA, über die Google LLC. Sie ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Zusätzlich gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 Buchstabe c DSGVO) aus unserem Vertrag mit Google. Zu Claude siehe „KI-Assistenz“.

Speicherdauer

Kommt kein Auftrag zustande, löschen wir Ihre Anfrage sechs Monate nach dem letzten Kontakt. Wird daraus ein Auftrag, gelten die Fristen im Abschnitt „Angebote, Aufträge und Kundenbetreuung“.

Termine und Videogespräche

Termine planen wir mit Google Kalender, Videogespräche führen wir mit Zoom. Gespräche zeichnen wir nur auf, wenn alle Teilnehmenden vorher zugestimmt haben. Laden Sie uns in ein anderes Videosystem ein, etwa das Ihres Unternehmens, gilt für dieses Gespräch die Datenschutzerklärung des einladenden Anbieters.

Welche Daten

Name und E-Mail-Adresse der Teilnehmenden, Zeitpunkt und Thema des Termins. Im Videogespräch Bild und Ton, Ihr angezeigter Name, wenn Sie ihn nutzen der Chat, sowie technische Angaben wie IP-Adresse und Gerät, die Zoom für die Verbindung braucht.

Wozu

Termine abstimmen und Gespräche ohne Anreise führen.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, wenn das Gespräch einem Auftrag oder seiner Anbahnung dient. Sonst Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Gespräche einfach und ohne Reiseaufwand zu führen.

Empfänger

Für den Kalender: Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland (Google Workspace). Google verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Mehr dazu: Datenverarbeitungsbedingungen von Google. Für Videogespräche: Zoom Communications, Inc., 55 Almaden Boulevard, Suite 600, San Jose, CA 95113, USA, als unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Mehr dazu: Datenschutzerklärung von Zoom.

Drittland

Google verarbeitet Daten auch in den USA, über die Google LLC. Sie ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Zusätzlich gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 Buchstabe c DSGVO) aus unserem Vertrag mit Google. Zoom verarbeitet Daten auch in den USA. Zoom ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO); zusätzlich gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 Buchstabe c DSGVO) aus dem Vertrag mit Zoom.

Speicherdauer

Kalendereinträge löschen wir zwei Jahre nach dem Termin, soweit sie nicht zu einem Auftrag gehören. Inhalte eines Videogesprächs speichern wir ohne Aufzeichnung nicht. Eine Aufzeichnung löschen wir, sobald ihr vereinbarter Zweck erfüllt ist.

Nachrichten über Slack

Mit einigen Kunden stimmen wir uns über den Nachrichtendienst Slack ab. Die Nachrichten aus diesen Kanälen übernehmen wir in unsere Kundenverwaltung, damit alle Absprachen zu einem Auftrag an einem Ort liegen.

Welche Daten

Ihr Name und Profilbild bei Slack, Ihre Nachrichten und Dateien in den gemeinsamen Kanälen, Zeitpunkt der Nachricht.

Wozu

Mit Ihnen schnell und nachvollziehbar zum Auftrag kommunizieren.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, soweit es um Ihren Auftrag geht. Arbeiten Sie für unseren Kunden, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO: Unser berechtigtes Interesse ist, den Vertrag mit Ihrem Arbeitgeber zu erfüllen.

Empfänger

Slack Technologies Limited, Dublin, Irland, für Workspaces außerhalb der USA und Kanadas. Für die Nachrichten in seinem eigenen Workspace ist der jeweilige Inhaber des Workspace verantwortlich. Mehr dazu: Datenschutzerklärung von Slack. Antworten entwerfen wir zum Teil mit Claude (siehe „KI-Assistenz“).

Drittland

Slack verarbeitet Daten auch in den USA. Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 Buchstabe c DSGVO). Zu Claude siehe „KI-Assistenz“.

Speicherdauer

In unserer Kundenverwaltung wie E-Mails: Kommt kein Auftrag zustande, löschen wir sie sechs Monate nach dem letzten Kontakt, sonst gelten die Fristen im Abschnitt „Angebote, Aufträge und Kundenbetreuung“.

Geschäftskontakte aus anderen Quellen

Nicht alle Daten erhalten wir von Ihnen selbst. Manchmal empfiehlt uns jemand weiter, ein Kunde nennt uns einen Ansprechpartner, oder wir finden Ihre beruflichen Kontaktdaten auf einer Firmenwebsite oder im Impressum. Für diesen Fall gilt zusätzlich Art. 14 DSGVO.

Welche Daten

Name, Unternehmen, Funktion, berufliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Hinweise zum Anlass des Kontakts.

Herkunft

Die Person, die uns Ihren Kontakt gegeben hat, oder öffentlich zugängliche Quellen wie Firmenwebsites, Impressum und Handelsregister. Woher wir Ihre Daten im Einzelfall haben, sagen wir Ihnen bei der ersten Kontaktaufnahme und auf Nachfrage.

Wozu

Ein geschäftliches Gespräch anbahnen, etwa nach einer Empfehlung oder auf Wunsch Ihres Unternehmens.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Geschäftsbeziehungen anzubahnen. Werbe-E-Mails schicken wir nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb).

Empfänger

Google (Google Workspace) und unsere eigene Kundenverwaltung, wie im Abschnitt „E-Mail, Telefon und Kontaktformular“.

Drittland

Wie im Abschnitt „E-Mail, Telefon und Kontaktformular“.

Speicherdauer

Entsteht kein Kontakt, löschen wir die Daten nach sechs Monaten. Widersprechen Sie, löschen wir sie sofort. Damit wir Sie nicht erneut ansprechen, behalten wir nur Ihre E-Mail-Adresse auf einer Sperrliste.

Wir informieren Sie spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme und verweisen dabei auf diese Erklärung.

Angebote, Aufträge und Kundenbetreuung

Für Angebote, Projekte und die laufende Betreuung nutzen wir eine eigene Kundenverwaltung. Sie läuft auf unserem Server bei Hetzner in Deutschland. Wir verarbeiten dort die Daten der Ansprechpartner bei unseren Kunden und Interessenten.

Welche Daten

Name, Funktion und Kontaktdaten, Angebote, Verträge, Projektstand, Aufgaben, Projektdateien, E-Mails, Nachrichten und Kalendertermine mit Ihnen, Gesprächsnotizen. Dazu Notizen für die persönliche Betreuung, soweit Sie uns davon erzählen: Geburtstag, Interessen, Vorlieben bei Essen und Getränken, Geschenkideen und Hinweise zur Ansprache. Angaben zu Gesundheit, Religion oder anderen besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO halten wir dort nicht fest.

Herkunft

Von Ihnen selbst oder von Ihrem Arbeitgeber, wenn er Sie uns als Ansprechpartner nennt.

Wozu

Angebote erstellen, Aufträge durchführen und abrechnen, Termine und Aufgaben im Blick behalten und die Zusammenarbeit persönlich gestalten, etwa mit einem Gruß zum Geburtstag.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO für Angebot und Vertrag. Arbeiten Sie für unseren Kunden, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO: Unser berechtigtes Interesse ist, den Vertrag mit Ihrem Arbeitgeber zu erfüllen. Für die Notizen zur persönlichen Betreuung gilt ebenfalls Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO: Unser berechtigtes Interesse ist eine persönliche Kundenbeziehung.

Empfänger

Hetzner als Rechenzentrum unseres Servers (siehe „Aufruf der Website“). E-Mails, Termine und Projektdateien in Google Drive laufen über Google (siehe „E-Mail, Telefon und Kontaktformular“), Nachrichten zum Teil über Slack (siehe „Nachrichten über Slack“). Angebote versenden wir per E-Mail. Für den Versand aus unserer Software nutzen wir Resend (Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, USA) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Mehr dazu: resend.com/legal/privacy-policy. Für Zusammenfassungen und Entwürfe nutzen wir Claude (siehe „KI-Assistenz“).

Drittland

Google und Slack wie oben beschrieben. Resend verarbeitet Daten hauptsächlich in den USA. Resend ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO); zusätzlich gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 Buchstabe c DSGVO) aus unserem Vertrag mit Resend. Zu Claude siehe „KI-Assistenz“.

Speicherdauer

Vertragsdaten bis zum Ende des Auftrags, danach so lange, wie das Gesetz es verlangt: Geschäftsbriefe, auch per E-Mail, sechs Jahre, Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre (§ 257 Handelsgesetzbuch, § 147 Abgabenordnung). Die Notizen zur persönlichen Betreuung löschen wir, sobald Sie widersprechen, spätestens aber ein Jahr nach dem Ende der Zusammenarbeit.

Die Notizen zur persönlichen Betreuung sind freiwillig. An die KI geben wir sie nicht weiter. Möchten Sie das nicht, genügt eine kurze Nachricht. Wir löschen sie dann, und an unserer Zusammenarbeit ändert sich nichts.

Rechnungen, Zahlungen und Buchhaltung

Welche Daten

Rechnungsanschrift, Ansprechpartner, Leistungen, Beträge, Zahlungseingänge und Bankverbindung, auch wie sie auf unseren Kontoauszügen erscheinen (Name, Betrag, Verwendungszweck). Erteilen Sie uns ein SEPA-Lastschriftmandat über unser Online-Formular, speichern wir dazu Kontoinhaber, IBAN, Ihre Unterschrift, den Zeitpunkt sowie die IP-Adresse und den Browser, mit dem Sie unterschrieben haben.

Wozu

Leistungen abrechnen, Zahlungen einziehen und zuordnen, Bücher führen und Steuern erklären. Beim Mandat zusätzlich: nachweisen, dass Sie es erteilt haben.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO für Abrechnung und Zahlung. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO für Buchführung und Aufbewahrung (§ 257 Handelsgesetzbuch, § 147 Abgabenordnung). Für den Nachweis des Mandats Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO: Unser berechtigtes Interesse ist, eine Lastschrift im Streitfall belegen zu können.

Empfänger

Unsere Bank für Zahlungen und Lastschriften. Unsere Steuerkanzlei in Deutschland, die Buchhaltung und Abschluss über DATEV erstellt, und das Finanzamt. Rechnungen versenden wir per E-Mail. Für den Versand aus unserer Software nutzen wir Resend (Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, USA) als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Mehr dazu: resend.com/legal/privacy-policy. Kontoauszüge und offene Rechnungen lassen wir von Claude auslesen und Zahlungen zuordnen (siehe „KI-Assistenz“).

Drittland

Bank, Steuerkanzlei und Finanzamt: keine Übermittlung. Resend verarbeitet Daten hauptsächlich in den USA. Resend ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO); zusätzlich gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 Buchstabe c DSGVO) aus unserem Vertrag mit Resend. Zu Claude siehe „KI-Assistenz“.

Speicherdauer

Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres. Ein SEPA-Mandat bewahren wir auf, solange es gilt, und danach bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist der letzten Lastschrift. Auf Ihren Wunsch sperren wir die Bankverbindung schon vorher für jede weitere Nutzung.

KI-Assistenz

Wir nutzen den KI-Dienst Claude, um E-Mails, Nachrichten und Notizen zusammenzufassen, Antworten, Angebote und Texte zu entwerfen, Kontoauszüge auszulesen und Zahlungen zuzuordnen. Claude erhält dafür nur die Inhalte, die zur jeweiligen Aufgabe gehören. Auf unsere Anweisung legt Claude in unserer Kundenverwaltung Notizen und Aufgaben an. Alles, was an Sie oder andere hinausgeht, prüft vorher ein Mensch. Die KI trifft keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung haben.

Welche Daten

Je nach Aufgabe: Firmenname und unsere Notizen zum Auftrag, Aktivitäten, Aufgaben und Projekte, E-Mails und Slack-Nachrichten mit Name und Adresse des Absenders, offene Rechnungen, Kontoauszüge und Zahlungen mit Name, Betrag und Verwendungszweck sowie der Verlauf des Gesprächs mit Claude. Die Notizen zur persönlichen Betreuung geben wir nicht weiter.

Wozu

Anfragen, Aufträge und Buchhaltung schneller und sorgfältiger bearbeiten.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, soweit es um Ihren Auftrag geht. Sonst Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist eine effiziente und sorgfältige Bearbeitung.

Empfänger

Anthropic Ireland, Limited, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, als unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Anthropic verwendet die Daten nicht zum Training seiner Modelle. Mehr dazu: anthropic.com/legal/privacy.

Drittland

Anthropic speichert Daten in den USA und kann sie auch in anderen Ländern außerhalb der EU verarbeiten. Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 Buchstabe c DSGVO) im Datenverarbeitungsvertrag von Anthropic.

Speicherdauer

Die Ergebnisse speichern wir wie die Unterlagen, zu denen sie gehören. Anthropic löscht Eingaben und Ergebnisse innerhalb von 30 Tagen. Nur wenn Anthropic einen Verstoß gegen seine Nutzungsrichtlinien feststellt, bewahrt es die betroffenen Daten bis zu zwei Jahre auf.

Bewerbungen

Bewerbungen erhalten wir per E-Mail.

Welche Daten

Was Sie uns schicken, etwa Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und Kontaktdaten, dazu unsere Notizen aus Gesprächen.

Wozu

Ihre Bewerbung prüfen und über die Einstellung entscheiden.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, weil die Bewerbung auf einen Arbeitsvertrag zielt. Möchten wir Ihre Unterlagen für spätere Stellen behalten, fragen wir vorher nach Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO).

Empfänger

Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland (Google Workspace). Google verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Mehr dazu: Datenverarbeitungsbedingungen von Google.

Drittland

Google verarbeitet Daten auch in den USA, über die Google LLC. Sie ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Zusätzlich gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 Buchstabe c DSGVO) aus unserem Vertrag mit Google.

Speicherdauer

Stellen wir Sie ein, kommen die Unterlagen in Ihre Personalakte. Sonst löschen wir sie sechs Monate nach unserer Absage. So können wir uns gegen Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz verteidigen (§ 15 Abs. 4 AGG). Mit Ihrer Einwilligung bewahren wir sie bis zu zwei Jahre auf.

Ohne Ihre Unterlagen können wir Ihre Bewerbung nicht prüfen. Darüber hinaus sind Sie nicht verpflichtet, uns Daten zu geben.

Datensicherung

Damit keine Daten verloren gehen, sichern wir die Datenbank unserer Kundenverwaltung täglich auf einen zweiten Server in Deutschland.

Welche Daten

Alle Daten, die in unserer Kundenverwaltung liegen (siehe die Abschnitte oben).

Wozu

Daten nach einem Fehler, Ausfall oder Angriff wiederherstellen.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO in Verbindung mit Art. 32 DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Daten vor Verlust zu schützen.

Empfänger

Hetzner als Rechenzentrum (siehe „Aufruf der Website“).

Drittland

Keine Übermittlung.

Speicherdauer

Jede Sicherung löschen wir nach höchstens 30 Tagen.

Unsere Profile bei Instagram und LinkedIn

Wir betreiben Unternehmensprofile bei Instagram (Meta Platforms Ireland Limited, Irland) und LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Irland). Wenn Sie diese Profile besuchen, verarbeitet der jeweilige Betreiber Ihre Daten, zum Beispiel Ihre IP-Adresse, Geräteangaben, Ihre Interaktionen und, wenn Sie angemeldet sind, Ihr Profil. Aus diesen Daten erstellt der Betreiber Statistiken über die Besucher unserer Seite. Für diese Auswertung sind wir mit ihm gemeinsam verantwortlich. Wir selbst erhalten nur die zusammengefassten Zahlen und können daraus keine einzelne Person erkennen. Schreiben Sie uns dort oder kommentieren Sie, sehen wir Ihre Nachricht und Ihren Profilnamen.

Welche Daten

Beim Betreiber die Daten Ihres Besuchs, aus denen er die Statistiken erstellt. Bei uns nur die zusammengefassten Statistiken und, wenn Sie uns schreiben, Ihre Nachricht und Ihr Profilname.

Wozu

Über unsere Arbeit informieren und mit Interessenten und Kunden in Kontakt treten.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, über die Kanäle zu kommunizieren, die unsere Kunden nutzen.

Verantwortung

Für die Besucherstatistiken sind wir mit dem jeweiligen Betreiber gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die Aufgaben regeln Vereinbarungen der Betreiber: Vereinbarung von Meta und Vereinbarung von LinkedIn. Für alle übrigen Verarbeitungen ist allein der Betreiber verantwortlich.

Empfänger

Der jeweilige Betreiber. Nachrichten, die uns dort erreichen, bearbeiten wir wie E-Mails.

Drittland

Die Betreiber verarbeiten Daten auch in den USA. Sie stützen sich dafür nach eigenen Angaben auf das EU-US Data Privacy Framework und die EU-Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer

Die zusammengefassten Statistiken stellt der Betreiber für einen von ihm festgelegten Zeitraum bereit. Nachrichten, die uns dort erreichen, behandeln wir wie E-Mails. Wie lange der Betreiber die Daten Ihres Besuchs speichert, legt er selbst fest.

Mehr dazu

Datenschutzrichtlinie von Instagram und Datenschutzrichtlinie von LinkedIn.

Ihre Rechte machen Sie am wirksamsten direkt beim Betreiber geltend, denn nur er hat Zugriff auf alle Daten. Sie können sich aber auch an uns wenden. Wir leiten Ihr Anliegen dann weiter.

Unser Profil bei Google

Wir haben ein Unternehmensprofil bei Google, auf dem Kunden uns bewerten können. Bewertungen und Fragen dort sind öffentlich. Wir sehen den Namen, den Sie bei Google angeben, und Ihren Text, und wir antworten öffentlich darauf.

Welche Daten

Der Name, den Sie bei Google angeben, Ihre Bewertung oder Frage und unsere Antwort.

Wozu

Über unser Unternehmen informieren und auf Bewertungen antworten.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, auf Rückmeldungen zu unserer Arbeit einzugehen.

Verantwortung

Für die Plattform und die dort gespeicherten Daten ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, verantwortlich. Mehr dazu: policies.google.com/privacy.

Empfänger

Google und alle, die unser Profil aufrufen, denn Bewertungen sind öffentlich.

Drittland

Google verarbeitet Daten auch in den USA und stützt sich dafür auf das EU-US Data Privacy Framework.

Speicherdauer

Ihre Bewertung bleibt sichtbar, bis Sie sie bei Google löschen.

Wenn wir im Auftrag unserer Kunden arbeiten

Wir entwickeln und betreiben Software, Apps und KI-Agenten für unsere Kunden und hosten sie zum Teil auf unseren Servern bei Hetzner in Deutschland. Dabei verarbeiten wir Daten, für die unser Kunde verantwortlich ist, etwa die seiner Kunden, Patienten oder Beschäftigten.

In diesen Fällen sind wir Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Wir verarbeiten die Daten nur nach Weisung unseres Kunden und auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Über diese Verarbeitung informiert Sie unser Kunde in seiner eigenen Datenschutzerklärung. Apps, die wir veröffentlichen, haben eigene Datenschutzhinweise im jeweiligen App-Store.

Wenden Sie sich mit Fragen zu diesen Daten bitte an unseren Kunden. Erreicht uns Ihr Anliegen, leiten wir es an ihn weiter.

Dienstleister im Überblick

Ihre Daten verkaufen wir nicht und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Diese Dienstleister arbeiten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen:

Hetzner

Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen. Rechenzentrum unserer Server in Nürnberg. Keine Übermittlung in ein Drittland.

Google

Google Cloud EMEA Limited, Dublin. E-Mail, Kalender, Projektdateien. Auch USA.

Zoom

Zoom Communications, Inc., San Jose. Videogespräche. USA.

Slack

Slack Technologies Limited, Dublin. Nachrichten mit einzelnen Kunden. Auch USA.

Resend

Plus Five Five, Inc., San Francisco. Versand von Angeboten und Rechnungen aus unserer Software. USA.

Anthropic

Anthropic Ireland, Limited, Dublin. KI-Assistenz Claude. USA und weitere Länder.

Außerdem erhalten Daten unsere Bank, unsere Steuerkanzlei und Behörden wie das Finanzamt, soweit das Gesetz es verlangt. Diese Stellen sind selbst verantwortlich.

Für die USA gibt es einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 (EU-US Data Privacy Framework). Er gilt für Unternehmen, die danach zertifiziert sind, und ist in Kraft. Unabhängig davon dürfen US-Behörden unter bestimmten Voraussetzungen auf Daten zugreifen, die in den USA verarbeitet werden. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage von uns.

Speicherdauer im Überblick

• Technische Server-Protokolle: fortlaufend überschrieben, sobald sie eine feste Größe erreichen
• Datensicherungen: höchstens 30 Tage
• Eingaben und Ergebnisse bei Anthropic: 30 Tage
• Anfragen und Geschäftskontakte ohne Auftrag: sechs Monate nach dem letzten Kontakt
• Bewerbungen ohne Einstellung: sechs Monate nach der Absage
• Kalendereinträge ohne Auftrag: zwei Jahre nach dem Termin
• Notizen zur persönlichen Betreuung: bis zum Widerspruch, spätestens ein Jahr nach Ende der Zusammenarbeit
• Geschäftsbriefe, auch per E-Mail: sechs Jahre
• Rechnungen und Buchungsbelege: acht Jahre
• SEPA-Mandate: bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist der letzten Lastschrift
• Bücher und Jahresabschlüsse: zehn Jahre

Die gesetzlichen Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Danach löschen wir die Daten. Brauchen wir Daten für einen Rechtsstreit, bewahren wir sie bis zu dessen Ende auf.

Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber das Recht auf

• Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO, siehe nächster Abschnitt).

Eine Einwilligung, die Sie uns gegeben haben, können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Was wir bis dahin verarbeitet haben, bleibt rechtmäßig. Wie wir unsere berechtigten Interessen gegen Ihre abgewogen haben, erklären wir Ihnen auf Nachfrage. Für alle Anliegen genügt eine formlose Nachricht an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie meinen, dass wir Ihre Daten nicht rechtmäßig verarbeiten, können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat, in dem Sie wohnen oder arbeiten. Für uns zuständig ist:

Pflicht zur Angabe und automatisierte Entscheidungen

Gesetzlich sind Sie nicht verpflichtet, uns Daten zu geben. Für einen Auftrag brauchen wir die Angaben, die für Vertrag und Rechnung nötig sind. Ohne Ihren Namen und eine Möglichkeit, Sie zu erreichen, können wir Ihre Anfrage nicht beantworten.

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO).

Sicherheit

Die Verbindung zu dieser Website ist mit TLS verschlüsselt. Sie erkennen das an „https://“ in der Adresszeile. Unsere Server, Datensicherungen und Konten schützen wir mit technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO.

Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, sobald sich unsere Website, unsere Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Es gilt die Fassung, die hier veröffentlicht ist.